Grundlagen: Die besonderen elektronischen Postfächer der Justiz

Mit dem elektronischen Rechtsverkehr tritt seit 2013 die elektronische Kommunikation innerhalb und mit der Justiz zunehmend an die Stelle der papiergebundenen Kommunikation. Aktueller Stand sind die besonderen elektronischen Postfächer, die derzeit u.a. von Notaren und Rechtsanwälten genutzt werden. In unserem Beitrag schildern wir die gesetzlichen Grundlagen und erläutern, welche besonderen elektronischen Postfächer es bereits gibt, inwieweit sie genutzt werden und welche weiteren in Planung sind.

Historie der elektronischen Kommunikation zwischen Notaren und Gerichten

Bereits seit dem 1.1.2007 erfolgen Handelsregistereinreichungen der Notare an Gerichte flächendeckend elektronisch. Gesetzliche Grundlage hierfür war das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) – vom 10.11.2006, BGBl I, S. 2553, welches aufgrund der Richtlinien 2003/58/EG, 68/151/EWG, 2004/109/EG sowie 2001/34/EG eingeführt wurde.

Die Einreichungen hierfür wurden über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) an die Gerichte elektronisch versandt. Die notwendigen Dokumente (Urkunden, Beglaubigungen, Signaturen) und Strukturdaten (XJustiz-Dateien) wurden dabei von der Notariatssoftware erstellt und im EGVP des Notars an das zuständige Gericht versandt.

Seit 2016 sind das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA), seit 2018 auch das besondere Behördenpostfach (beBPo) und das besondere Notarpostfach (beN) als zentrale und „besondere“ elektronische Postfächer des elektronischen Rechtsverkehrs zwischen Kommunikationspartnern ausgestaltet und eingerichtet.

Gesetzliche Grundlage für die besonderen elektronischen Postfächer

Das Herzstück ist das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 10. Oktober 2013, welches Regelungen für den verbindlichen elektronischen Rechtsverkehr mit der Zivilgerichts-, der Verwaltungs-, der Arbeits-, der Finanz- und der Sozialgerichtsbarkeit enthält. Erweitert werden diese Regelungen durch das Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 5. Juli 2017. Damit ist auch die Strafjustiz (Strafgerichte und Staatsanwaltschaften) vom elektronischen Rechtsverkehr erfasst und alle Gerichte und Strafverfolgungsbehörden werden zur elektronischen Aktenführung verpflichtet.

beA

Das Gesetz führte den elektronischen Schriftverkehr von Anwälten und Behörden mit den Gerichten verbindlich ein, zudem bekam die Bundesrechtsanwaltskammer durch das Gesetz die Aufgabe, jedem Rechtsanwalt bis zum 1. Januar 2016 ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach einzurichten.

Passive und aktive beA-Nutzungspflicht

Seit dem 1.1.2018 gilt für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte die passive Nutzungspflicht, welche formal in § 31a Abs. 6 BRAO wie folgt gefasst ist: Der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs ist verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen. Eine generelle aktive Nutzungspflicht ist erst ab dem 1.1.2022 vorgesehen, sodass ab dann Rechtsanwälte flächendeckend verpflichtet sein werden, den Gerichten Dokumente elektronisch zu übermitteln.

Eine aktive beA-Nutzung ist insofern bereits jetzt bei Zustellungen der Gerichte nach § 174 Abs. 3 ZPO gesetzlich vorschrieben, als die Gerichte zur Abgabe eines elektronisches Empfangsbekenntnisses (eEB) verpflichtet sind.

Zudem konnten die Bundesländer den Termin vorverlegen, wovon die Länder Schleswig-Holstein und Bremen Gebrauch gemacht haben. In Schleswig-Holstein ist die beA-Nutzung für die Arbeitsgerichtsbarkeit schon seit dem 1.1.2020 obligatorisch, in Bremen seit 1.1.2021 für die Fachgerichtsbarkeiten mit Ausnahme des Landessozialgerichts Niedersachsen-Bremen und der Verwaltungsgerichtsbarkeit.

beBPo

Behörden sowie Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts sind aufgrund der neuen gesetzlichen Regelungen ab 1. Januar 2018 ebenso verpflichtet, einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente zu eröffnen.

Als sicherer Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation mit den Gerichten sieht das Gesetz unter anderem das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) vor. Das beBPo beruht auf der Infrastruktur des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP), welche sich für den Elektronischen Rechtsverkehr seit 2004 bewährt.

beN

Für die Einrichtung des besonderen elektronischen Notarpostfachs (beN) wurde die Bundesnotarkammer gemäß § 78n BNotO verpflichtet:

„(1) Die Bundesnotarkammer richtet zum 1. Januar 2018 für jeden in das Notarverzeichnis eingetragenen Notar ein persönliches elektronisches Postfach ein (besonderes elektronisches Notarpostfach).“

Das besondere elektronische Notarpostfach (beN) löste dabei die bestehenden EGVP-Postfächer der Notare ab. Für die Einrichtung des beN muss (bzw. musste) für jeden Notar zunächst ein sog. beN-Postfachzertifikat im Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer generiert werden.

eBO

Aktuell gibt es Entwicklungen und Bestrebungen, dass auch weitere Personen (z.B. Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen, privatrechtliche Organisationen und Verbände sowie andere professionelle Einreicher) eine Möglichkeit erhalten, elektronisch und medienbruchfrei mit den Gerichten zu kommunizieren. Hierzu gibt es einen Referentenentwurf für ein Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten. (RefE: Entwurf eines Gesetzes zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 18.12.2020). Als Lösung hierfür soll ein sogenanntes besonderes elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach (kurz: eBO) geschaffen werden. Das eBO soll dabei sowohl den schriftformersetzenden Versand elektronischer Dokumente an die Gerichte als auch die Zusendung elektronischer Dokumente durch die Gerichte an die Postfachinhaber ermöglichen.

Ein Beitrag der Westernacher Solutions GmbH, Hersteller der Notariatssoftware NOAH