Die e-Rechnung in der notariellen Praxis: Rechtliche Grundlagen, ZUGFeRD-Standard und Umsetzung in NOAH

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (e-Rechnung) in Deutschland für B2B-Umsätze verpflichtend. Auch Notare sind betroffen, sofern sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen erbringen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche gesetzlichen Vorgaben gelten, wie der ZUGFeRD-Standard praxisnah hilft und wie die e-Rechnung mit der Notariatssoftware NOAH umgesetzt wird.

Die Grundlage bildet § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Danach gilt eine Rechnung nur dann als elektronische Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine elektronische Verarbeitung erlaubt.

Ein einfaches PDF ohne eingebettete Daten genügt nicht.

Ja. Das Kostenrechtsänderungsgesetz (KostRÄG) enthält keine Ausnahmeregelung für Notare. Die Pflicht zur e-Rechnung gilt damit auch für notarielle Rechnungen – wenn sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen betreffen.

Positiv für die Praxis: Seit dem 1. Juni 2025 dürfen notarielle Rechnungen in Textform erstellt werden (vgl. § 19 Abs. 1 GNotKG). Damit ist die e-Rechnung im Notariat praktisch und rechtlich umsetzbar.

Die e-Rechnung ersetzt damit die für die Praxis kaum sinnvolle Lösung der qualifizierten elektronischen Signatur aus der Übergangsphase (01. Januar bis 31. Mai 2025).

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrider Rechnungsstandard. Er kombiniert ein visuell lesbares PDF mit einem eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datensatz.

Vorteile von ZUGFeRD für Notariate:

• EU-konform gemäß EN 16931
• Unterstützt medienbruchfreies Arbeiten
• Keine komplexe IT-Infrastruktur erforderlich
• In vielen Kanzleisoftwarelösungen integriert

ZUGFeRD erfüllt zudem die Anforderungen an die X-Rechnung, die bei Behördeneinsatz oftmals notwendig ist – und ist damit kompatibel mit dem digitalen Rechtsverkehr.

Für die Einführung der e-Rechnung gelten folgende Übergangsregelungen, wenn umsatzsteuerpflichtige Leistungen betroffen sind:

• 01.01.2025 bis 31.12.2026
  • Pflicht zum Empfang von e-Rechnungen.
  • Vorrang der Papierrechnung entfällt.
  • Rechnungen
    • können als e-Rechnungen erstellt werden.
    • können weiterhin als Papierrechnungen erstellt werden.
    • können als andere elektronische Formate (PDF etc.) erstellt werden, jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers.
• 01.01.2027 bis 31.12.2027
  • Rechnungen müssen als e-Rechnung erstellt werden, bei einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro.
  • Rechnungen können, bei einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro, weiterhin als Papierrechnung oder in anderen elektronischen Formaten erstellt werden, wenn der Empfänger zustimmt.
  • EDI-Verfahren sind ebenfalls zulässig.
• Ab 01.01.2028
  • Rechnungen müssen als e-Rechnung erstellt werden.

Notare sollten die Übergangszeit nutzen, um ihre Systeme und Prozesse frühzeitig umzustellen

Mit der Einführung der e-Rechnung wird die digitale Nebenakte im Notariat vollständig:

• Keine Papierrechnung mehr
• Kein Unterschreiben, Scannen oder Ablegen nötig
• e-Rechnungen werden vollständig digital erzeugt, übermittelt und archiviert

Die e-Rechnung ist damit ein Meilenstein für das digitale Notariat – und der perfekte Einstiegspunkt in eine durchgehend medienbruchfreie Arbeitsweise.

Die Software NOAH unterstützt die e-Rechnung seit Version 6.0.0. Die Umsetzung erfolgt über den Export eines unveränderlichen PDF-Dokuments mit eingebettetem strukturierten XML-Datensatz (ZUGFeRD).

Damit können e-Rechnungen aufgabengesteuert direkt aus NOAH per E-Mail versendet werden.

Ab Version 6.1.0 gilt:

• Eine konfigurierte Aufgabe und die Kontaktpflege vorausgesetzt, ist der Versand der e-Rechnung mit der nun möglichen Archivierung denkbar einfach: Stoßen Sie die Aufgabe nach dem Verbuchen der Rechnung an, generiert NOAH eine E-Mail für den Versand und hängt die e-Rechnung als Anhang an.
• Die Rechnung wird dabei digital erstellt, versendet und in der elektronischen Nebenakte abgelegt (sofern die Anbindung an ein externes Archivsystem besteht; z. B. wenn die elektronische Nebenakte im lokalen Gruppenlaufwerk geführt wird).
• Eine weitere wichtige Optimierung in diesem Zusammenhang: Im Rechnungsmodul ist nun auch die Stapelaktion für das Exportieren von mehreren Rechnungen verfügbar. Nach Auswahl der Rechnungen ist der Sammelexport mit nur einem Klick möglich, z.B. zur Weitergabe an den Steuerberater, zur Übernahme in eine Steuersoftware oder zur Ablage in einem Gruppenlaufwerk.

Hilfreiche Links zur Umsetzung in NOAH:

• E-Rechnung in NOAH erzeugen
• E-Rechnung per E-Mail versenden

• Software prüfen: Ist Ihre Kanzleisoftware ZUGFeRD-fähig?
• Prozesse anpassen: Integrieren Sie e-Rechnungen in Buchhaltung & Archivierung.
• Mandanten informieren: Erläutern Sie den Umstieg auf E-Rechnungen.
• Übergangsfristen nutzen: Schaffen Sie frühzeitig Klarheit und Sicherheit.

Die e-Rechnung ist keine ferne Pflicht mehr – sie ist ab 2025 Realität. Wer heute umstellt, arbeitet morgen effizienter, rechtssicherer und digitaler. Die Kombination aus ZUGFeRD und NOAH bietet dafür eine bewährte und zukunftssichere Lösung für das moderne Notariat.

Sie möchten sicher und rechtssicher in die E-Rechnung starten?
Dann empfehlen wir unsere praxisnahe Online-Schulung zur E-Rechnung im Notariat, speziell für Nutzerinnen und Nutzer der Notariatssoftware NOAH.

Inhalte der Schulung:

• Konfiguration der E-Rechnung in NOAH
• Erstellung strukturierter Rechnungen (ZUGFeRD)
• Versand per E-Mail direkt aus NOAH
• Einbindung in bestehende Arbeitsprozesse