Ausweisscanner und NOAH – ein Tandem, das begeistert

Mit Version 1.2022 stellt NOAH Anbindung und Funktionalität für die Nutzung eines Ausweisscanners bereit, in einem ersten Schritt für das Scan-System der Firma Hiepler + Partner. Ihr Nutzen: weniger Erfassungsaufwand, weniger Erfassungsfehler und eine automatisierte Dokumentenprüfung auf höchstem Niveau. Haben Sie schon einmal versucht, einen Reisepass aus Tansania auf seine Echtheit zu überprüfen? Hiepler + Partner kann es.

Das Scan-System bieten Ihnen neben der Hardware eine immer aktuelle Lichtbildausweisdatenbank, mit der sowohl deutsche Personalausweise (beidseitig) als auch Reisepässe aus aller Welt gescannt und geprüft werden können. Aktuell erkennt das System mehr als 10.000 Dokumenttypen weltweit. Hiepler + Partner stellt sicher, dass Ihr Scan-System jederzeit auf aktuellem Stand ist. Mit verschiedenen Technologien (Lichtbild, Infrarot, OCR, Machine-Readable-Zone [MZR], RFID) werden die Daten aus Lichtbildausweisen ausgelesen, und die Sicherheitsmerkmale werden überprüft. Kaum zwei Sekunden nach dem Auflegen des Lichtbildausweises zeigt Ihnen das System Daten und Prüfergebnis übersichtlich in der Scan-Software an. Wer es genau wissen will, kann die einzelnen Sicherheitsmerkmale in Augenschein nehmen. Es reicht aber, sich am Ampelsignal zu orientieren.

Nach erfolgreichem Scan können Sie die Daten leicht in einen neuen Kontakt übernehmen; dabei verhindert die Duplikatserkennung die mehrfache Anlage bereits bekannter Kontakte. Oder sie aktualisieren z.B. nach telefonischem Erstkontakt zunächst unvollständig angelegte Kontaktdaten bequem und schnell, wenn Ihnen der Lichtbildausweis vorgelegt wird. Der Scanner legt die Daten in einem von Ihnen festgelegten Verzeichnis ab, und Sie ziehen sie von dort aus einfach per Drag&Drop in den geöffneten Kontakt. Über die Daten des Lichtbildausweises hinaus importiert NOAH dabei auch das Scan-Protokoll und legt es beim Kontakt im Ordner „Lichtbildausweise“ ab. So können Sie nachweisen, dass Sie eine sachgerechte Dokumentenprüfung durchgeführt haben.

Als Scanner empfehlen wir Ihnen den ID-3 von Hiepler + Partner, da dieser auch für das Scannen von Reisepässen sehr gut geeignet ist. Wir haben den Scanner, der in dieser Form auch an Flughäfen eingesetzt wird, selbst getestet und sind begeistert: von der einfachen Bedienung ebenso wie vom Nutzen für den notariellen Arbeitsalltag.

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, wenden Sie sich bitte zwecks Beschaffung entweder an ihren IT-Partner oder an die Firma Hiepler + Partner. Wichtig ist die richtige Einbindung ins Notariat. Das Scan-System kann zwar prinzipiell völlig autark an einem Arbeitsplatz-PC arbeiten, aber die Aktualisierung der Lichtbildausweisdatenbank sollte sichergestellt sein, um die volle Leistung des Systems dauerhaft zu erhalten.

Einblick ins Scan-Protokoll – den Nachweis Ihrer Sorgfalt: fünf von knapp 20 Prüfkriterien, die nur Experten etwas sagen. Laien zeigt ein grünes Licht: der Ausweis ist OK.