Das elektronische Kostenregister

Notarinnen und Notare im Bereich der Notarkasse München und der Ländernotarkasse Leipzig sind nach § 16 DONot verpflichtet, für alle nach der KostO zu erhebenden Kosten aus dem laufenden Geschäft eine Gebühr an die jeweilige Kasse zu zahlen. Aus diesen gezahlten Gebühren finanzieren die Kassen dann z. B. die Versorgung der ausgeschiedenen Notare im Alter oder bei Amtsunfähigkeit, ergänzen das Berufseinkommen zur Aufrechterhaltung einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und unterstützen die Notarkammern bei der Ausübung ihrer Tätigkeit.

Nach § 113 BNotO umfasst die Notarkasse München den Freistaat Bayern sowie den Bezirk des Pfälzischen Oberlandesgerichts Zweibrücken, und die Ländernotarkasse Leipzig umfasst die Bezirke der Notarkammern Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen. Beide Kassen sind rechtsfähige Anstalten des öffentlichen Rechts, führen ein Dienstsiegel und unterstehen dem jeweiligen Staatsministerium der Justiz.

Definition Kostenregister

Das Kostenregister ist ein Verzeichnis zur Dokumentation der abgabepflichtigen Gebühren und muss der jeweiligen Kasse in bestimmten Abständen zur Prüfung unterschrieben vorgelegt werden.

Die Eintragungen werden in zeitlich korrekter Reihenfolge vorgenommen und beziehen sich auf die zu erhebenden Kosten, nicht aber auf den tatsächlichen Zahlungseingang. Die Höhe der Gebühren orientiert sich an den Abgabesatzungen der Notarkassen, wobei der Gesamtumsatz des Notars sowie auch bestimmte Freibeträge berücksichtigt werden.

Die Initiative der Ländernotarkassen

Ab dem 1. Januar 2022 wird anstelle der Urkundenrolle das elektronische Urkundenverzeichnis im elektronischen Urkundenarchiv geführt. Das Führen des Kostenregisters parallel zur Urkundenrolle ist damit nicht mehr möglich, denn das UVZ wird keine Funktionalität zum Kostenregister enthalten. Damit war ein Auslöser für die gemeinsame Initiative der Notarkassen zur Entwicklung eines elektronisch geführten Kostenregisters gegeben.

Die Digitalisierung des Kostenregisters ermöglicht es zudem, die Prüfungen von Kostenregistern zentral zu tätigen. Aktuell müssen die Kostenprüfer in die Notariate fahren, um die Details der Kostenrechnung in den Nebenakten oder den Rechnungskopien nachzuvollziehen. Durch die elektronische Führung können die Kassen sich die Kostenrechnungsdetails elektronisch in die Zentrale schicken lassen und dort prüfen. Das spart Zeit und Kosten.

Um diesen Prozess länderübergreifend zu vereinheitlichen, haben sich die Notarkasse München und die Ländernotarkasse Leipzig zusammengeschlossen und werden künftig die Möglichkeit anbieten, das Kostenregister digital zu führen. Dazu werden die Daten, die bisher ausgedruckt und per Post verschickt wurden, digital an die Kassen übertragen. Hierzu haben die Notarkassen einen einheitlichen Prozess entwickelt, der sowohl die Übermittlung der Monats- und Jahresberichte als PDF/A mit qualifizierter elektronischer Signatur als auch der Prüfdaten im XML-Format ermöglicht. Die in dieser Form erstellten XML-Daten können über eine von den Kassen bereitgestellte Plattform hochgeladen und geprüft werden.

Damit das Kostenregister künftig in elektronischer Form geführt werden kann, werden DONot und Kostenordnungen angepasst. Als Notarsoftwarehersteller stehen wir dazu in regem Austausch mit den Notarkassen, um in der Notariatssoftware NOAH eine adäquate Umsetzung sicherstellen zu können.

Einführung in NOAH

Die Notariatssoftware NOAH wird ab 1. Januar 2022 (mit Release 4.2021) über eine zum elektronischen Kostenregister kompatible Funktionalität verfügen, so dass die Möglichkeit besteht, das Kostenregister direkt in der Anwendung zu führen. Dies umfasst die Erstellung und Korrektur, den Abschluss und die Generierung der erforderlichen Dateien zur Übertragung. Da sich mit der Initiative der Notarkassen nicht das Kostenregister ändert, sondern nur der Weg der Datenübermittlung, kann die Funktionalität in NOAH auch unabhängig vom Start der elektronischen Übermittlung genutzt werden; in diesem Falle werden die als PDF/A erzeugten Monats- und Jahresberichte ausgedruckt, unterschrieben und wie bisher eingereicht.

Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, falls Sie Fragen zu den Einzelheiten haben.

Ein Beitrag der Westernacher Solutions GmbH – Hersteller der Notariatssoftware NOAH