Elektronisches Urkundenarchiv (UA) gestartet

Eine erste Rückschau aus Sicht des NOAH-Service

Am 1. Januar 2022 ist das elektronische Urkundenarchiv (UA) – zunächst noch ohne die elektronische Urkundensammlung (USL) – live gegangen. Wie immer vor einer derart großen Umstellung ist die Sorge groß, zumal bei einer Stichtagsumstellung, die keine Terminverschiebung als Rückfallposition und keinen Pilotbetrieb zulässt. Aus Sicht des NOAH-Service hat diese Sorge sehr positive Früchte getragen. Die Zahl der Supportanfragen zur operativen Arbeit mit dem elektronischen Urkundenverzeichnis (dem Export der Daten aus NOAH und ihrer Übertragung ins elektronische Urkundenverzeichnis via XNP) war vergleichsweise gering, und es kamen überwiegend Verständnisfragen und Verbesserungsvorschläge. Das spricht für einen guten Start des elektronischen Urkundenverzeichnis. Und das NOAH-Serviceteam hat da, wo wir unterstützt haben, sehr gute Noten für die Begleitung bei der Umstellung bekommen. Darüber freuen wir uns!

Noch liegt aber ein Stück Arbeit vor allen Beteiligten. So ist seitens des elektronischen Urkundenarchivs selbst die Urkundensammlung noch fertig zu stellen, so dass ab 1. Juli 2022 die Urkunden dort abgelegt werden können. NOAH ist dafür bereits vorbereitet, gingen wir doch in 2021 davon aus, dass die elektronische Urkundensammlung mit dem elektronischen Urkundenverzeichnis gemeinsam zum 1.1.2022 eingeführt wird. Damit ist es zwar aktuell bereits möglich, neben den Daten für das elektronischen Urkundenverzeichnis auch Dokumente für die Übergabe an das elektronische Urkundenarchiv aus NOAH zu exportieren; dies ist aber erst erforderlich, wenn die elektronische Urkundensammlung am 1. Juli gestartet ist (siehe hierzu auch den Beitrag „Wann kommt das elektronische Urkundenarchiv“ in den FAQ der Bundesnotarkammer (https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/faq).

Über den Januar sind verschiedene Verbesserungsvorschläge bei NOAH eingegangen. Der Mehrfachexport, also die Übergabe der Daten mehrerer Beurkundungen „auf einen Klick“, ist in NOAH Version 1.2022 umgesetzt. Darüber hinaus sind weitere Verbesserungsvorschläge eingegangen; einige davon sind in NOAH Version 1.2022 bereits umgesetzt, nicht alle werden es aber in dieses erste Release des neuen Jahres schaffen.

Unser erstes Fazit zum elektronischen Urkundenarchiv: Es gab bisher wenig Probleme, und die weiteren Perspektiven sind gut.