Maschinenlesbarkeit und Durchsuchbarkeit – Neufassung § 12 Abs.2 Satz 1 HGB

Ab 1. August 2022 sind an die Registergerichte gesandte elektronische Dokumente in maschinenlesbarem und durchsuchbarem Format zu übermitteln. In § 12 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB) in der Fassung vom 15.07.2022 heißt es:

„Dokumente sind elektronisch in einem maschinenlesbaren und durchsuchbaren Datenformat einzureichen. Ist eine Urschrift oder eine einfache Abschrift einzureichen oder ist für das Dokument die Schriftform bestimmt, genügt die Übermittlung einer elektronischen Aufzeichnung; ist ein notariell beurkundetes Dokument oder eine öffentlich beglaubigte Abschrift einzureichen, so ist ein mit einem einfachen elektronischen Zeugnis (§ 39a des Beurkundungsgesetzes) versehenes Dokument zu übermitteln.“

Die Anforderung der Maschinenlesbarkeit ist in der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV) geregelt. In § 2 ERVV heißt es: „Dem elektronischen Dokument soll ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Dateiformat XML beigefügt werden …“.

(Elektronisch) durchsuchbar ist ein PDF-Dokument z.B. dann, wenn es unmittelbar aus der Textverarbeitung heraus im Format PDF gespeichert wurde. Wird jedoch z.B. eine Urschrift (der Handelsregisteranmeldung) gescannt, ist Durchsuchbarkeit (erst) dann gegeben, wenn das PDF ein per OCR erstelltes Overlay mit dem durchsuchbaren Text enthält. Dies geschieht direkt bei Scannen und setzt den Einsatz eines entsprechend ausgerüsteten Scanners voraus. Unsere Empfehlung ist, grundsätzlich alle Dokumente auf diese Weise zu scannen, weil es auch für den eigenen Arbeitsalltag hilfreich ist, und weil dann nicht bei jedem Dokument über die Art des Scannens entschieden werden muss.