Notariat der Zukunft: Die digitale Transformation auf dem Vormarsch

Notariat der Zukunft: Die digitale Transformation auf dem Vormarsch

Herzlich willkommen in der Zukunft des Notariats, in der Papier der Vergangenheit angehört. In diesem modernen Notariat werden sämtliche Prozesse automatisiert und Transaktionen digital abgewickelt, sodass physische Dokumente nicht mehr erforderlich sind. Die Notar:innen und Mitarbeiter:innen werden durch künstliche Intelligenz (KI) Funktionalitäten unterstützt, um Routinearbeiten schnell zu erledigen und sich auf komplexe Aufgaben konzentrieren zu können. Über eine selbstlernende KI wird der digitale Posteingang automatisch ausgewertet und korrekt zugeordnet. Außerdem ist das Notariat mit High-Tech-Geräten wie Großbildschirmen und Tablets ausgestattet, während der Schwerpunkt auf digitaler Kommunikation (Plattform-Ökosysteme unterstützt durch Chatbots) und papierlosen, effizienten Prozessen liegt. Viel stärker noch als bisher wird der Fokus auf den Mehrwert für die Kund:innen gelegt.

Im Notariat der Zukunft haben Kund:innen nicht nur die Möglichkeit, die meisten wollen gar nicht anders, als Termine digital zu vereinbaren; sie wollen über digitale Kanäle mit der Kanzlei kommunizieren. Sich mittels eines digitalen Ausweises (eID) zu authentifizieren ist die Regel, nicht mehr die Ausnahme. Auch die Unterzeichnung von Dokumenten in digitaler Form ist dann Standard. Dies alles wird durch sichere Software ermöglicht, die eine nahtlose Integration und medienbruchfreie Konnektivität mit allen Registern und Tools gewährleistet.

Darüber hinaus bietet das Notariat Fernbeglaubigungsdienste an, sodass Notar:innen und Kund:innen Transaktionen bequem von zu Hause oder vom Büro aus oder in hybriden Umgebungen tätigen können. Kund:innen können sich mit Notar:innen in virtuellen Konferenzräumen (in Metaverse in einer 3D-Umgebung statt per Video) treffen, und das sogar über Landesgrenzen hinweg. Die Möglichkeit, remote in der Kanzlei zu arbeiten, sei es von zu Hause oder unterwegs, gehört ebenfalls zum Standard.

Das klingt futuristisch? Mag sein, aber so weit sind wir gar nicht mehr davon weg, und die digitale Transformation schreitet mit beeindruckender Dynamik voran. Die Massentauglichkeit neuer Technologien wird unser Leben in den kommenden Jahren in unglaublichem Maße verändern, und damit auch die Arbeitswelt im Notariat. Alle Branchen sind von diesen Veränderungen betroffen.

Bereits im Jahr 2017 wurde in der Trendstudie „Das Notariat der Zukunft“ von 2bAHEAD in Kooperation mit Notarkammer Sachsen ein besonderer Fokus auf die Auswirkungen der Digitalisierung auf den Notariatssektor gelegt. Die Studie verdeutlicht die immense Bedeutung der Digitalisierung für den Notariatssektor und zeigt, dass die richtige Nutzung digitaler Technologien und Trends den Notariaten dabei helfen kann, effizienter zu arbeiten, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und sich für zukünftige Herausforderungen zu positionieren. Als eine dieser Herausforderung wurde neben technischen Aspekten auch der Mangel an qualifizierten und engagierten Mitarbeitern genannt.

Das Notariat und die Justiz im Allgemeinen waren lange Zeit für ihre traditionellen Arbeitsmethoden bekannt, bei denen Dokumente handschriftlich unterzeichnet und Papierakten in Archiven aufbewahrt wurden. Papier als Medium ist seit Jahrhunderten geschätzt, aber mit diesem Bild spricht es Menschen, die mit digitalen Technologien aufgewachsen sind und innovative Arbeitsweisen bevorzugen, nur wenig an. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und junge Talente anzuziehen, ist es unerlässlich, das Arbeitsumfeld zu modernisieren und digitale Lösungen einzuführen.

In den letzten Jahren hat sich die Branche stark verändert, und die stärkere Zusammenarbeit auf europäischer und internationaler Ebene wird ein weiterer Treiber dieser Entwicklung sein. Viele Notariate haben auf digitale Arbeitsmethoden umgestellt. Digitales Arbeiten hat Einzug gehalten, und die Auswirkungen dieser Entwicklung sind spürbar. Seit 2022 werden Urkunden auch elektronisch verwahrt, und es ist möglich, eine GmbH online beim Notar zu gründen. Zudem ist die rein elektronische Führung notarieller Nebenakten zulässig, und auch Vollzugsschritte werden schon heute mehr und mehr digital abgewickelt. So ist die Digitalisierung der Arbeit – „New Work“ – im Notariat vielleicht die zentrale Entwicklung der Branche. Ihre Intensität hat sich in den letzten Jahren deutlich verstärkt, viele Fragen sind noch offen, und ein Ende – und das ist gut so! – ist derzeit nicht abzusehen, wohl aber ein Ziel: die Nutzung moderner Technologie zugunsten einer zunehmend vernetzen, Synergien nutzenden, neue Möglichkeiten eröffnenden (Stichwort Europäisierung und internationale Zusammenarbeit), effizienteren und freudvolleren Arbeit.

Es ist von großer Bedeutung, dass Notariate sich intensiv mit dem Thema auseinandersetzen und über ihre zukünftige Entwicklung nachdenken. Dies beinhaltet die gründliche Analyse interner analoger Prozesse sowie die Identifizierung möglicher Verbesserungsmöglichkeiten und die Begleitung eines effektiven Veränderungsprozesses. Es ist entscheidend, die Mitarbeiter auf diesem Weg einzubeziehen. Das heißt einerseits, den Mitarbeitern die erforderlichen digitalen Fähigkeiten zu vermitteln und sie an der Gestaltung der „neuen Arbeit“ teilhaben zu lassen. Andererseits heißt es aber auch, den „Arbeitsplatz Notariat“ als digitalen Arbeitsplatz für junge, innovative Menschen – für „digital natives“ – überhaupt erst attraktiv zu machen.

Fazit ist, dass wir die Digitalisierung des Notariats, wenn sie gelingen soll, nicht rein technisch bewerkstelligen, sondern ganzheitlich angehen müssen. Veränderungsmanagement (Change-Management) kann helfen, diesen Prozess zu steuern.