Umfrage „Digitales Notariat“

Umfrageergebnisse „Digitales Notariat“

Im Newsletter 02/2023 haben wir wie jedes Jahr zur NOAH-Anwenderumfrage aufgerufen. Schwerpunkt der Umfrage war das digitale Arbeiten im Notariat. 33 Anwender haben sie sich beteiligt. Herzlichen Dank dafür! Hier die Ergebnisse zum digitalen Arbeiten im Notariat.

Nach 50% im Vorjahr haben die beiden Gruppen Notarinnen / Notare und Assessorinnen / Assessoren mit knapp 38% diesmal einen geringeren Anteil an den Befragten, während der Anteil der Bürovorsteher:innen und Notariatsfachangestellten mit insgesamt ebenfalls knapp 38% gewachsen ist. IT-Spezialisten haben sich diesmal ebenfalls beteiligt (12,5% gegenüber Null im Vorjahr), andere Rollen sind mit 4% vertreten.

Erwartungsgemäß wurde die Frage nach der Einschätzung des digitalen Arbeitens im Notariat beantwortet. Mit einem Mittelwert von 8,9 auf der Skala von 0 bis 10 wird dies eindeutig als sehr wichtig eingestuft. Für ausreichend informiert hält sich jedoch nur ein Drittel der Befragten. Nahezu die Hälfte (48,5%) fühlt sich nicht ausreichend informiert, und noch einmal ein knappes Fünftel (18,2%) wählt hier die Antwortkategorie „weiß nicht“.

Zwei Drittel der Befragten geben an, dass die Arbeitsabläufe in ihrem Notariat definiert und dokumentiert sind. Besonderes Interesse galt bei dieser Frage der Dokumentation von Aufgaben, Verantwortlichkeiten, der Reihenfolge von Arbeitsschritten, der internen Kommunikation und Zusammenarbeit sowie Qualitätsstandards. Dass solche Dokumentationen nicht vorliegen, gaben 12% der Befragten an, auf die Kategorie „weiß nicht“ entfielen gut 21%. Konkret nach einem definierten Prozess zur Erkennung und Korrektur von fehlerhaften Scans gefragt, antworten 50% der Befragten, dass eine solche Prozessdefinition vorliegt (nein: 30%, weiß nicht: 20%).

Die Wichtigkeit einzelner Aspekte des digitalen Arbeitens wird folgendermaßen eingeschätzt:

• 91% der Befragten nennen das Ablegen von Dokumenten in einem Dokument Management System
• 82% nennen den elektronischen Posteingang mit (teil-) automatisierter Erkennung und Zuordnung zum jeweiligen Vorgang
• 73% nennen die beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung
• und knapp 70% nennen den „digitalen Schreibtisch“ auf der Basis eines leistungsfähigen Aktenviewers mit Bildschirmteilung und (teil-) automatisierter Dokumentenauswahl.
  Über diese explizit abgefragten Aspekte hinaus wurden u.a. genannt: ein schnelles gleichzeitiges Öffnen auch mehrerer Dokumente einer Akte (das entspricht im Wesentlichen dem „digitalen Schreibtisch“), die Möglichkeit, Dokumente in der Akte zu signieren, und ein einfacher Austausch von Dokumenten mit Mandanten, Gerichten und Behörden.

Unter den letztgenannten Aspekt fallen in NOAH u.a. die Funktionen Import von Grundbuchdaten und Übergabe von Handelsregister- und Grundbuch-Dokumenten an XNotar. Wir haben nach der Nutzung dieser Funktionen in NOAH gefragt:

• 80% der Befragten geben an, den Import von FOLIA-Grundbuchdaten aus Baden-Württemberg beziehungsweise Schleswig-Holstein zu nutzen (nein 13,3%, weiß nicht 6,7%)
• 37% geben an, die Übergabe an XNotar für die Übermittlung von Handelsregister- und Grundbuchdokumenten zu nutzen (nein 40%, weiß nicht 23,3%).

An Schulungen zum digitalen Arbeiten im Notariat haben knapp 40% der Befragten teilgenommen (ebenfalls 40% der Antworten entfallen auf „nein“, 20% auf „ weiß nicht“). Als Themen wurden u.a. genannt: Datenschutz im Notariat, KI im Notariat, digitale Büroabläufe im Notariat, Digitale Übermittlung von Dokumenten an Behörden und Beteiligte sowie das Führen einer elektronischen Nebenakte.

Ein Drittel der Befragten gab an, bereits eine digitale Aktenablage zu nutzen (nein: 58%, weiß nicht: 9%). Dabei wird in einem Fall die gesamte Nebenakten nach Abschluss des Vorgangs digitalisiert. Darüber hinaus wurde angegeben, dass folgende Dokumente digital abgelegt werden: Grundbuchauszüge, die gescannte Urschrift in der NOAH-Ablage, kontaktbezogene Dokumente (ebenfalls in der NOAH-Ablage) sowie vorgangsbezogene Dokumente wie z.B. WEG-Aufteilungspläne, Baubeschreibungen, Vollmachten, WEG-Verwalterbestellungsprotokolle, Registerauszüge, Gesellschafterlisten, u.a. Als das hierfür genutzte Dokumenten Management System werden die NOAH-Aktenanhänge so wie der (Windows-) Explorer genannt.

30% der Befragten gaben an, das Führen einer elektronischen Nebenakten innerhalb der nächsten 3 Monate beginnen zu wollen. 9% der Teilnehmenden will dies innerhalb der nächsten 6 Monate tun, weitere 30% innerhalb der nächsten 12 Monate. 10% der Teilnehmenden wollen die elektronische neben Akte innerhalb der nächsten 24 Monate oder später bzw. – mit einer Nennung – gar nicht einführen.