Softwareunterstützung im nachgelagerten Vollzug – 2/2

Softwareunterstützung im nachgelagerten Vollzug – eine Betrachtung in zwei Teilen – 2/2

Im ersten Teil unserer Betrachtung haben wir diskutiert, was eine sinnvolle Gestaltung des nachgelagerten Vollzugs ausmacht. Grundlage dafür sind unser langjähriger enger Kontakt zur notariellen Arbeitspraxis und unsere Erfahrung in der Prozessgestaltung als Notarsoftwarehersteller. Lesen Sie in Teil 2 unserer Betrachtung, wie die Notariatssoftware NOAH den nachgelagerten Vollzug im Sinne der in Teil 1 beschriebenen Anforderungen umsetzt.

Teil 2:

Umsetzung: Das Beispiel NOAH

Die Erstellung eines nachgelagerten Vollzugs im oben beschriebenen Sinne (siehe Teil 1) beginnt in der Notariatssoftware NOAH mindestens bei der Erstellung des Urkundenentwurfs, streng genommen sogar bereits bei der Anlage eines neuen (Beurkundungs-)Vorgangs und der Erfassung erster Daten. Ein Urkundenentwurf entsteht unter Verwendung einer Textvorlage, die optimaler Weise alle denkbaren Regelungen z.B. eines Grundstückskaufvertrages enthält. Die Textvorlage setzt sich (in der Regel ausschließlich) aus Textbausteinen zusammen, deren Granularität sich an dem Prinzip bemisst, jeweils genau eine Regelung je Textbaustein zu formulieren. Beispiel: Für die Formulierung: „Es wird kein Zubehör mitverkauft.“ bringt NOAH einen Textbaustein, für die Formulierung „Es wird Zubehör im Wert von [Platzhalter] EURO mitverkauft.“ einen zweiten, und für die Formulierung „Es wird Zubehör im Wert von [Platzhalter] EURO mitverkauft, und zwar: [Platzhalter]“ einen dritten Textbaustein mit. Ein vierter lautet: „Es wird Zubehör im Wert von [Platzhalter] EURO mitverkauft (siehe Anlage).“

Über den reinen Text hinaus enthalten die Textbausteine Informationen, die sowohl die Erstellung der Urkunde als auch den nachgelagerten Vollzug (ebenso wie den Kostenansatz) steuern. Dabei handelt es sich zum einen um Regeln, die – abhängig von den bereits im Vorgang erfassten Daten sowie von Informationen, die der Anwender NOAH durch Beantwortung von Abfragen gibt – steuern, ob der jeweilige Textbaustein in diese (!) Urkunde eingespielt werden soll oder nicht. Ebenfalls mit den Textbausteinen verknüpft ist die Information, welche Aufgabe speziell dieser Textbaustein in den Vollzug einspielen soll, sofern er denn in die Urkunde eingespielt wird. Als drittes enthält der Textbaustein die Information, welcher Kostenschlüssel aufgrund der hier formulierten Regelung in den Kostenansatz einzuspielen ist.

Wird nun der Urkundenentwurf erstellt, wertet NOAH dieses Regelwerk aus und reduziert die Textvorlage zu einer individuellen Urkunde, die im Optimalfall ohne weitere Anpassung genau auf den jeweiligen Fall zugeschnitten ist. Mit dieser Reduktion auf die erforderlichen Textbausteine werden auch die mit den Textbausteinen verknüpften Aufgaben, die in den Vollzug einzuspielen sind, auf die hier erforderlichen Aufgaben reduziert. Damit ist NOAH in der Lage, einen Vollzug zu erstellen, der allen erforderlichen Aufgaben – aber eben auch nur diese – enthält.

Um den Vollzug auch korrekt strukturieren zu können, bedarf es einer „Landkarte“, die eine korrekte „Verortung“ der Aufgaben im Vollzug sicherstellt. Diese Landkarte heißt bei NOAH „Ablauf“ und korrespondiert i.d.R. mit der Textvorlage. Dient die Textvorlage z.B. der Erstellung eines speziell auf einen Bauträger abgestimmten Kaufvertrages, enthält der mit dieser Textvorlage verknüpfte „Ablauf Bauträger“ alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit einem Bauträger-Kaufvertrag (üblicherweise) relevant sein können. Und er kennt den „Ort“ einer jeden Aufgabe, also den Platz im Vollzug, der sich aus den jeweiligen Fristen und aus den Abhängigkeiten der Aufgaben untereinander ergibt. Dabei sind die Abhängigkeiten nicht technisch zwischen den Aufgaben geregelt; vielmehr werden die Aufgaben aufgrund notarieller Praxis-Erfahrung und geübter Praxis zu Gruppen gebündelt, die nacheinander angeordnet und somit auch nacheinander abgearbeitet werden, innerhalb derer jedoch eine parallele Abarbeitung möglich ist. Durch die grafisch sehr klare Anordnung und Abgrenzung der Gruppen untereinander ist dies optisch gut nachvollziehbar.

Die Abarbeitung des Vollzugs kann nun in unterschiedlichem Automatisierungsgrad erfolgen. Das Spektrum reicht vom manuellen Aufruf jeder einzelnen Aufgabe bis zur automatisierten Abarbeitung aller zum aktuellen Zeitpunkt fälligen resp. freigeschalteten Aufgaben, einschließlich Druck der relevanten Dokumente. Und damit das Rad nicht für jedes Notariat neu erfunden werden muss, bringt NOAH in der Standardobjektsammlung II eine ganze Reihe vorgefertigter Abläufe mit, ebenso wie Textvorlagen, Textbausteine, Aufgaben, Kostenschlüssel usw.

NOAH-Newsletter

Interessantes, Informatives und Tipps rund um NOAH

Nähere Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten zum Zwecke des Newsletterversands durch Westernacher Solutions GmbH sowie Ihren Rechten finden Sie unter Datenschutz.