Softwareunterstützung im nachgelagerten Vollzug – 1/2

Softwareunterstützung im nachgelagerten Vollzug – eine Betrachtung in zwei Teilen – 1/2

Der nachgelagerte Vollzug beginnt unmittelbar nach der Beurkundung mit der Fertigung der Abschriften und endet mit der letztmaligen Aktualisierung des Verfügungsbogens. Notariatssoftware kann diesen Prozess grundsätzlich in ganz unterschiedlicher Weise unterstützen: von gar nicht bis hin zur Erstellung auf die jeweilige Urkunde maßgeschneiderter Workflows mit weitgehend automatisierten Abläufen. In unserem Beitrag formulieren wir vor dem Hintergrund täglicher Einblicke in die Vollzugspraxis unserer Kunden Anforderungen an einen sinnvollen (Aufbau des) Vollzug(s) und schildern, wie eine effiziente Umsetzung gestaltet sein kann. 

Teil 1:

Ein sinnvoller Vollzug – was ist das?

Die Bezeichnung „nachgelagerter Vollzug“ weist auf den direkten Bezug der darin enthaltenen Aufgaben zur Urkunde hin. Der Vollzug ist der Urkunde nachgelagert, seine Aufgaben leiten sich unmittelbar aus der Urkunde ab. Ein sinnvoller Vollzug soll damit alle Aufgaben enthalten, die sich aus der Urkunde ergeben, aber auch nicht mehr.

Über seinen exakt auf den Urkundeninhalt zugeschnittenen Umfang hinaus zeichnet sich ein sinnvoller Vollzug durch seine Struktur aus. Die Bearbeitung der einzelnen Aufgaben erfolgt nicht willkürlich, sondern folgt einer logischen Abfolge, die einerseits durch Fristen, andererseits durch Abhängigkeiten der Aufgaben untereinander bestimmt ist. Ein drittes Steuerkriterium ist die geübte Praxis des betreffenden Notariats. Auch in der stark regulierten Welt der Umsetzung notarieller Verträge führen nicht selten mehrere Wege nach Rom, und ein sinnvoller Vollzug sollte so aufgebaut sein, dass er den speziellen Anforderungen und auch Vorlieben des jeweiligen Notariats gerecht wird.

Summa summarum präsentiert sich ein sinnvoller Vollzug als ein Workflow, der sicherstellt, dass alle erforderlichen Aufgaben – aber auch nicht mehr – in der richtigen Abfolge und zum richtigen Zeitpunkt effizient und korrekt abgearbeitet werden.

Was folgt daraus für die Erstellung des Vollzugs?

Einen sinnvollen Vollzug zu erstellen, erfordert die genaue Kenntnis sowohl der zu vollziehenden Urkunde als auch der sich daraus ergebenden Aufgaben – also die genaue Kenntnis

• der Urkunde in allen dort geregelten Sachverhalten
• aller sich aus diesen Sachverhalten ergebenden Aufgaben
• der zur Erledigung der Aufgaben erforderlichen Tätigkeiten
• der für diese Tätigkeiten geltenden Fristen
• der zwischen den Aufgaben bestehenden Abhängigkeiten

Erst im Zusammenwirken dieser Aspekte (wir sprechen im Folgenden von Daten) kann ein sinnvoller Vollzug entstehen.

Anforderungen an die Softwareunterstützung im Vollzug

Ausgehend von den vorangegangenen Betrachtungen ergibt sich für die Softwareunterstützung dieses Prozesses das Erfordernis, die oben genannten Daten in einen automatisierten oder zumindest teilautomatisierten Prozess einzuspeisen. Idealerweise sind deshalb alle in einer mit Notariatssoftware erstellten Urkunde ausformulierten Regelungen, sofern sie im nachgelagerten Vollzug eine Aufgabe auslösen, mit je einem Trigger versehen, der die betreffende Aufgabe in den Vollzug einspielt. Die Aufgabe selbst sollte so gestaltet sein, dass sie nicht nur – wie eine Wiedervorlage – eine Erinnerungsfunktion hat, sondern darüber hinaus der Urkunde alle für die Ausführung der Aufgabe relevanten Informationen entnimmt und in der Lage ist, die erforderlichen Schritte auszuführen. Beispiel Abschriften: Hier sollte die Aufgabe nicht nur wissen, dass Abschriften zu erstellen sind, sondern auch, wer die Abschriften (und in welcher Anzahl) erhält, und sie sollte in der Lage sein, die Abschriften samt Anschreiben zu erstellen und zu drucken.

Und schließlich sollte die Software in der Lage sein, die relevanten Informationen bzgl. Fristen und Abhängigkeiten in eine diesen Vorgaben entsprechende Struktur umzusetzen, so dass ein Vollzug entsteht, der die relevanten Fristen und Anhängigkeiten berücksichtigt. Last but not least sollte es immer möglich sein, den „Autopiloten“ auszuschalten und den Vollzug manuell zu steuern.

Teil 2: Umsetzung: Das Beispiel NOAH

Lesen Sie in Teil 2, wie die Notariatssoftware NOAH den nachgelagerten Vollzug im oben beschriebenen Sinne umsetzt.

Ein Beitrag der Westernacher Solutions GmbH – Hersteller der Notariatssoftware NOAH